Tugas Sistem Informasi Manajemen (SIM)

1.     Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem perencanaan di dalam perusahaan yang melibatkan pengendalian internal seperti pemanfaatan sumber daya, dokumen, teknologi, dan akuntansi manajemen sebagai salah satu strategi dalam bisnis.

Pada intinya, sistem informasi manajemen dalam bisnis atau perusahaan bertujuan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan hingga menganalisa informasi dan kemudian disebarkan untuk tujuan yang spesifik.

Sistem informasi manajemen berguna sebagai acuan untuk pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

2.     Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pada Sebuah Enterprise

Beberapa contoh penerapan sistem informasi manajemen adalah sebagai berikut:

1)      Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP ini biasanya digunakan oleh sejumlah perusahaan besar dalam mengelola manajemen dan melakukan pengawasan yang saling terintegrasi terhadap unit bidang kerja Keuangan, Accounting, Sumber Daya Manusia, Pemasaran,Operasional, dan Pengelolaan Persediaan.  

2)      Supply Chain Management (SCM)

Sistem SCM ini sangaat bermanfaat bagi pihak manajemen dimana data data yang disajikan terintegrasi mengenai manajemen suplai bahan baku, mulai dari pemasok, produsen, pengecer hingga konsumen akhir.

3)      Transaction Processing System (TPS)

TPS ini berguna untuk proses data dalam jumlah yang besar dengan transaksi bisnis yang rutin. Program ini biasa diaplikasikan untuk manajemen gaji dan inventaris. Contohnya adalah aplikasi yang digunakan untuk Bantuan Keuangan Desa Pemprov Jawa Timur.

4)      Office Automation System (OAS)

Sistem aplikasi ini berguna untuk melancarkan komunikasi antar departemen dalam suatu perusahaan dengan cara mengintegrasikan server-server komputer pada setiap user di perusahaan. Contohnya adalah email.

5)      Knowledge Work System (KWS)

Sistem informasi KWS ini mengintegrasikan satu pengetahuan baru ke dalam organisasi. Dengan ini, diharapkan para tenaga ahli dapat menerapkannya dalam pekerjaan mereka.

6)      Informatic Management System (IMS)

IMS berfungsi untuk mendukung spektrum tugas-tugas dalam organisasi, yang juga dapat digunakan untuk membantu menganalisa pembuatan keputusan. Sistem ini juga dapat menyatukan beberapa fungsi informasi dengan program komputerisasi, seperti e-procurement.

7)      Decision Support System (DSS)

Sistem ini membantu para manajer dalam mengambil keputusan dengan cara mengamati lingkungan dalam perusahaan. Contohnya, Link Elektronik di sekolah Tunas Bangsa, yang mengamati jumlah pendapatan atau pendaftaran siswa baru setiap tahun.

8)      Expert System (ES) dan Artificial Intelligent (A.I.)

Sistem ini pada dasarnya menggunakan kecerdasan buatan untuk menganalisa pemecahan masalah dengan menggunakan pengetahuan tenaga ahli yang telah diprogram ke dalamnya. Contohnya, sistem jadwal mekanik.

9)      Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work System (CSCWS)

Serupa dengan DSS, tetapi GDSS mencari solusi lewat pengumpulan pengetahuan dalam satu kelompok, bukan per individu. Biasanya berbentuk kuesioner, konsultasi, dan skenario. Contohnya adalah e-government.

10)  Executive Support System (ESS)

Sistem ini membantu manajer dalam berinteraksi dengan lingkungan perusahaan dengan berpegang pada grafik dan pendukung komunikasi lainnya.

Contoh Sistem Informasi Manajemen Pizza Hut

      Penjelasan mengenai sistem informasi yang digunakan oleh Pizza hut dapat dijelaskan pada uraian berikut. Tipe sistem informasi yang digunakan oleh Pizza Hut adalah :

1.      Operating Support System

Merupakan suatu sistem yang menghasilkan berbagai produk informasi untuk keperluan internal dan eksternal yang menunjang kegiatan operasi.

2.      Transaction Processing System (TPS)

TPS yang digunakan oleh Pizza Hut adalah Point of Sale (POS) System, yaitu suatu sistem yang menggunakan terminal elektronik cash register untuk menyimpan dan mengirim data entry penjualan pada semua jaringan yang langsung terhubungi dengan komputer pusat dan dapat diproses untuk keperluan cepat atau periodik.

Point of Sale adalah bagian yang paling vital dalam proses operasional, transaksi dengan konsumen yang melibatkan interaksi langsung dengan pelanggan dan data base perusahaan secara simultan, kemampuan hardware dan software yang dapat diandalkan merupakan faktor kunci kelangsungan operasional.

Pada prinsipnya sistem operasional Pizza Hut merupakan aliran kerja yang diterjemahkan secara baku ke dalam proses otomatisasi. Pesanan pelanggan diterima oleh sistem point of sale (order station) yang akan dicatat oleh makaline station sebagai pengumpul data kolektif dari beberapa order station.

Kemudian pesanan pelanggan akan diproses langsung oleh kitchen dengan hardcopy document transaksi sebagai perintah kerja. Semua data transaksi akan tersimpan didalam file server, sedangkan driver routing diperlukan sebagai pengawas kegiatan operasional yang akan dipantau langsung oleh headquater melalui jaringan WAN.

3.      Enterprise Collaboration System (ECS)

ECS merupakan sistem yang digunakan baik oleh komponen eksternal perusahaan dalam hal ini konsumen untuk berhubungan dengan perusahaan. Sistem ini juga digunakan untuk keperluan koordinasi dan pertukaran informasi di internal perusahaan, misalkan antar outlet KFC atau Pizza Hut akan dihubungkan ke dalam satu jaringan sehingga koordinasi dan pertukaran informasi dapat mudah dilakukan.

Pizza Hut menerapkan online order terhadap kosumennya. Layanan online order ini terbagi atas tiga menu, menu pertama adalah log in account untuk para konsumen baik itu konsumen yang reguler ataupun konsumen baru dengan memasukkan kode pin untuk mengetahui jaringan Pizza Hut terdekat. Menu yang kedua adalah demonstrasi pembelian, layanan ini disediakan bagi para pelanggan untuk mencoba melakukan pemesanan online sebelum melanjutkan kedalam transaksi sebenarnya.

Dan yang ketiga adalah help features yakni cara perusahaan untuk berkomunkasi dengan pelanggan melalui email dan telepon bebas pulsa. Dengan adanya hal ini maka secara tidak langsung Pizza Hut telah melakukan pendekatan terhadap konsumennya, karena bukan tidak mungkin dengan customer relation management yang dilakukan Pizza Hut akan menciptakan loyalitas tersendiri bagi para konsumennya.

Menunjang operasi bisnis dalam hal:

a)      Melayani transaksi penjualan

b)      Membantu dalam me-record pembelian pelanggan

c)      Melacak persediaan

d)      Membayar gaji karyawan

e)      Pembelian bahan baku

f)       Mengevaluasi trend penjualan atau sales performance lainnya

Menunjang Keunggulan Strategis (strategic advantage) :

1.      Sistem informasi yang digunakan dapat mendukung misi perusahaan dalam hal 100% customer satisfaction.

2.      Melalui website-nya (www.pizzahut.com) konsumen dapat mengorder secara online atau mencari restoran Pizza Hut terdekat (dengan fasilitas layanan store finder) dan juga bisa mendapatkan kupon potongan harga secara gratis melalui situs tersebut. Hal-hal seperti ini dapat menarik pelanggan-pelanggan baru dan menjauhi pelanggan dari restoran kompetitor.

3.      Melalui sistem informasi, Pizza Hut dapat senantiasa melakukan diferensiasi produk melalui competitive recipes, sehingga dapat selalu melakukan perubahan rasa sesuai dengan perubahan selera pelanggan dan selalu memberikan terobosan baru terhadap terhadap produk-produk Pizza Hut.

4.      Melalui sistem informasi yang digunakan, maka dapat mempercepat delivery order dalam keadaan panas (fresh from the oven) dengan harga yang wajar (value priced application). Sehingga konsumen dapat langsung merasakan kenikmatan asli dari produk-produk yang ditawarkan oleh Pizza Hut dalam waktu yang relatif tidak terlalu lama dengan harga yang cukup terjangkau.

5.      Sistem informasi POS sangat mudah digunakan untuk mendukung kelancaran kegiatan operasional perusahaan (user friendly). Oleh karena itu sistem informasi yang digunakan oleh Pizza Hut sangat bermanfaat terhadap keuntungan strategis perusahaan,

·         Selain dampak positif, dampak negatif akan ditimbulkan oleh penggunaan SIM pada Pizza Hut, ini biasanya terjadi diantaranya Pizza Hut akan kehilangan kepercayaan dari para konsumen yang disebabkan karena berbagai macam, diantaranya penggunaan teknologi internet yang kerap dengan namanya pembobolan sistem oleh seorang hacker, pembobolan sistem informasi manajemen ini bisa berlangsung dan berdampak yang besar bagi perusahaan karena sumber-smber informasi penting telah dicuri.

·         Yang kedua, Pizza Hut bisa kehilangan kepercayaan dari para pelangan karena kesalahan sistem pada website miliknya, biasanya karena website yang kurang diupdate, sehingga konsumen akan kesulitan untuk mendapatkan informasi yang jelas serta up to date dari Pizza Hut. Padahal informasi ini sangat penting untuk menarik para konsumen.

·         Yang terakhir dampak negatif dari penggunaan sistem informasi manajemen pada Pizza Hut adalah kerugian yang tidak terduga, disebabkan oleh ganguan yang disebabkan secara sengaja, ketidakjujuran, praktek bisnis yang tidak benar, kesalahan faktor manusia atau kesalahan sistem elektronik.

3.     Peran Manajer Dalam Sebuah Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki manajemen yang memegang berbagai peranan penting yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama. Ada banyak peran yang harus dimainkan / diperankan para manajer secara seimbang sehingga diperlukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan peran-peran tersebut.

Manajemen yang baik haruslah berperan sesuai dengan situasi dan kondisi pada perusahaan atau organisasi. Menajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan perusahaan dapat membawa kegagalan.

Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer :

1.      Peran Interpersonal

Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;

–        Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.

–        Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.

–        Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.

2.      Peran Informasi

Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;

–        Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.

–        Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.

–        Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.

3.      Peran Pengambil Keputusan

Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;

–        Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.

–        Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.

–        Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.

–        Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.

4.     Level Manajemen

1)      Manajemen Puncak (Top Management)

Manajer bertaggungjawab atas pengaruh yang ditmbulkan dari keputusan-keputusan manajemen keseluruhan dari organisasi. Misal: Direktur, wakil direktur, direktur utama. Keahlian yang dimiliki para manajer tinggkat puncak adalah konseptual, artinya keahlian untuk membuat dan mmerumuskan konsep untuk dilaksanakan oleh tingkatan manajer dibawahnya.

Top Level Management terdiri dari Direksi (BOD) dan Chief Executive Officer (CEO). Chief Executive Officer juga disebut General Manager (GM) atau Managing Director (MD) atau Presiden. Direksi adalah wakil dari Pemegang Saham, yaitu mereka dipilih oleh Pemegang Saham perusahaan. Demikian pula, Chief Executive Officer dipilih oleh Dewan Direksi dari suatu organisasi.

Jenis SI dilevel atas ini adalah: sistem informasi eksekutif EIS: executive information system) atau ((executive support systemexecutive system)).

Tanggung jawab dari manajer puncak adalah keseluruhan kinerja dan keefektifan dari suatu perusahaan. Manajer tingkat puncak membuat kebijakan, keputusan dan strategi yang berlaku secara umum pada suatu perusahaan. Manajer puncak juga yang melakukan hubungan dengan perusahaan lain dan pemerintah.

Peran utama dari manajemen tingkat atas dapat diringkas sebagai berikut:

a.       Manajemen tingkat atas menentukan tujuan, kebijakan dan rencana organisasi.

b.      Mereka memobilisasi (merakit dan membawa bersama-sama) sumber daya yang tersedia.

c.       Manajemen tingkat atas kebanyakan bekerja dari pemikiran, perencanaan dan memutuskan. Oleh karena itu, mereka juga disebut sebagai Administrator dan Otak organisasi.

d.      Mereka menghabiskan lebih banyak waktu dalam perencanaan dan pengorganisasian.

e.       Mereka mempersiapkan rencana jangka panjang dari organisasi yang umumnya dibuat untuk 5 sampai 20 tahun.

f.        Manajemen tingkat atas memiliki kewenangan dan tanggung jawab maksimum. Mereka adalah otoritas atas atau akhir dalam organisasi. Mereka bertanggung jawab langsung kepada Pemegang Saham, Pemerintah dan Masyarakat Umum. Keberhasilan atau kegagalan organisasi sangat tergantung pada efisiensi dan pengambilan keputusan.

g.       Mereka membutuhkan lebih banyak keterampilan konseptual dan kurang dalam keterampilan teknis.

2)       Manajemen Menengah (Middle Management)

Manajer tingkat menengah berada di antara manajer puncak dan manajer lini pertama. Manajer ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh manajer tingkat atas atau puncak.

Manajemen menengah harus memeiliki keahlian interpersonal/manusiawi, artinya keahlian untuk berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain. Manajer bertanggungjawab melaksanakan reana dan memastikan tercapainya suatu tujuan. Misal: manajer wilayah, kepala divisi, direktur produk.

Middle Level Management terdiri dari Kepala Departemen (HOD), Manajer Cabang, dan Eksekutif Junior. Kepala Departemen adalah Manajer Keuangan, Manajer Pembelian, dan lain-lain. Manajer Cabang adalah kepala cabang atau unit lokal. Junior Eksekutif adalah Asisten Manajer Keuangan, Asisten Manajer Pembelian, dan lain-lain. Manajemen tingkat Tengah dipilih oleh Manajemen Tingkat Atas.

Jenis SI level menengah: Sistem pakar (expert systemexpert system); jarinngan neural buatan (ANN : ); artificial neural networkartificial network); sistem pendukung keputusan (DSS : ); decision support systemdecision system); GSS (); (roup support systemroup system); sistem ); informasi geografik (GIS : geogragraphic information systemgeogragraphic system).

Manajemen tingkat menengah lebih menekankan pada tugas sebagai berikut:

a.       Manajemen tingkat menengah memberikan rekomendasi (saran) kepada manajemen tingkat atas.

b.      Menjalankan kebijakan dan rencana yang dibuat oleh manajemen tingkat atas.

c.        Mengkoordinasikan kegiatan dari semua departemen.

d.      Mereka juga harus berkomunikasi dengan manajemen tingkat atas dan manajemen tingkat yang lebih rendah.

e.       Mereka menghabiskan lebih banyak waktu dalam koordinasi dan berkomunikasi.

f.        Mereka mempersiapkan rencana jangka pendek departemen mereka yang umumnya dibuat untuk 1 sampai 5 tahun.

g.      Manajemen Tingkat menengah memiliki keterbatasan wewenang dan tanggung jawab. Mereka adalah perantara antara manajemen tingkat atas dan manajemen yang lebih rendah.

h.      Mereka bertanggung jawab langsung kepada CEO dan dewan direksi.

i.        Memerlukan keterampilan lebih dalam manajerial dan teknis dan kurang dalam keterampilan konseptual.

3)      Manajemen lini pertama (first-line management)

Dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

Sumber :

1.      https://www.maxmanroe.com/vid/manajemen/sistem-informasi-manajemen.html

2.      http://student.blog.dinus.ac.id/aninditaan/2018/03/30/penerapan-sistem-informasi-manajemen-dalam-perusahaan/

3.      https://www.kembar.pro/2016/01/pengertian-fungsi-dan-contoh-sistem-informasi-manajemen.html

4.      http://khalimatussadiyah22.blogspot.com/2017/04/fungsi-dan-level-manajemen.html

Read more ...